Пять подводных камней при внедрении CMS.

Источник: Thinkvitamin.com

Автор: Поль Боуг.

Общеизвестно, что использование систем управления контентом (CMS) – оптимальный вариант для большинства сайтов. Однако существует пять подводных камней о которых могут споткнуться начинающие компании, особенно те, которые рассматривают CMS как волшебную палочку, решающую все проблемы с контентом. К сожалению, затраты на внедрение CMS не ограничиваются только ее приобретением.

Прежде чем принять решение о внедрении CMS, необходимо учесть все косвенные затраты. К ним относятся:

1. Стоимость обучения персонала
2. Снижение качества контента
3. Снижение функциональности
4. Проблема избыточности и гибкости
5. Высокие изначальные расходы

Очевидно, что любое нововведение влечет за собой необходимость обучения персонала.

Обучение персонала

Подготовка персонала требуется вне зависимости от того, насколько хорошо выполнены программный интерфейс и техническая документация. Обучение играет особо важную роль при использовании программного обеспечения с открытым кодом. В таких продуктах, как правило, дизайн интерфейса и документация разрабатываются программистами, а не опытными экспертами. В результате, процесс обучения затягивается.

Чем больше сотрудников участвуют в создании контента, тем больше затрат на их обучение. Не важно, как проходит процесс обучения – через онлайн тренинг или с помощью видео-курса, в любом случае значительных затрат не избежать.

Но и на стадии обучения могут возникнуть сюрпризы. Компании часто забывают о том, что обучение является постоянной статьей расходов. Чем больше людей используют систему, тем больше вероятность того, что одному из сотрудников потребуется замена и, следовательно,  деньги и время на обучение.

Постоянные расходы не ограничиваются обучением новых пользователей. Сотрудникам, нерегулярно использующим CMS, периодически требуются курсы переподготовки. Зачастую, через полгода после проведения тренинга в компании, пользователи забывают простейшие операции, например, авторизацию. Все происходит по причине нерегулярного пользования системой.

Стоимость обучения прямо пропорциональна количеству редакторов сайта. Однако число редакторов влияет не только на стоимость обучения. Снижается уровень контента.

Снижение качества контента

В каком-то смысле, CMS являются «палкой о двух концах». С одной стороны – качество, с другой – скорость. В системы управления контентом корпоративного уровня встроены сложные системы документооборота, не дающие новому контенту появится на сайте, пока его тщательно не перепроверят. Данные системы были разработаны специально для постоянного контроля за качеством публикуемого контента.

Но не все так просто. Во-первых, подобные системы документооборота присутствуют только в дорогих продуктах. Во-вторых, лишь немногие компании внедряют системы контроля за качеством такого уровня, потому что они создают затор в процессе рассмотрения и утверждения контента. Тот самый затор, который CMS теоретически должны устранять.

Становится очевидна существенная проблема с системами управления контентом.

Зачастую CMS внедряются в надежде решить скорее организационные, чем технические проблемы. С одной стороны, можно разрешить публиковать контент без предварительной проверки. Это приведет к снижению качества контента. С другой стороны, можно ограничить доступ, разрешив только одному или двум редакторам утверждать контент. Существующие технологии позволяют балансировать между этими двумя крайностями. Нужно лишь найти золотую середину.

CMS предоставляют такую возможность. Статический сайт не обладает подобной гибкостью. Однако, сайт на собственной платформе, предоставляет больше функциональных возможностей.

Снижение функциональности

Сайт, использующий свою собственную платформу, обладает неограниченными возможностями. Полный контроль над кодом позволяет добавлять любой требуемый функционал. При использовании CMS все становится намного сложнее.

Несмотря на возможность написания дополнительного функционала, могут возникнуть трудности с его интеграцией в CMS. Например, если в CMS не интегрирован форум, а он необходим на сайте, возможно придется просить пользователей дважды авторизовываться. Один раз на сайте и один раз на форуме. Также могут возникнуть проблемы с привязкой CMS к другим программным компонентам, которые вы будете приобретать в будущем.

Некоторые системы управления контентом предоставляют плагины для расширения функциональности. НоНоН зачастую придется делать выбор между рискованным внедрением нового функционала и ожиданием выхода новой версии CMS в надежде, что она удовлетворит новые требования.

Одних пользователей может раздражать отсутствие требуемого функционала,  в то время как другим он покажется излишне «навороченным».

Проблема избыточности и запутанности

Если система управления контентом не написана с нуля в точности под требования пользователя, то вполне возможно, что она будет содержать избыточный функционал. Дело в том, что комплексные программные продукты ориентированы на широкую аудиторию.

И это означает, что приходится платить за ненужную функциональность, усложняющую пользовательский интерфейс. Чем больше функционала, тем сложнее интерфейс, тем сложнее проходит обучение.

Аналогичная проблема присутствует и в других приложениях, например Microsoft Word. Word является мощным программным комплексом с огромным числом функций. Проблема в том, что большинство пользователей применяют лишь небольшой процент от общего числа функций. В результате большинство покупателей переплачивают за неиспользуемый функционал и с большим трудом привыкают к сложному интерфейсу. С данной проблемой сталкиваются многие пользователи CMS.

Пользователи не отказываются от Word, и не переходят на более простые продукты, так как они уже потратили время и деньги на его изучение.

Высокие изначальные расходы

CMS требуют высоких изначальных вложений по многим статьям. К ним относятся:

• Изначальная стоимость внедрения системы
• Затраты на обучение персонала
• Затраты на ввод в систему значительного объема информации

С последним пунктом могут возникнуть дополнительные сложности. В будущем могут возникнуть проблемы с извлечением контента из действующей CMS.

Учитывая все затраты, очень важно сделать правильный выбор системы управления контентом. Ошибка обойдется в круглую сумму.

Есть ли смысл в приобретении систем управления контентом? Конечно есть. Преимущества CMS важны и не могут быть игнорированы. Однако необходимо осознано подходить к выбору CMS. Системы управления контентом не являются панацеей для решения всех проблем. Тем не менее, они могут быть очень полезным инструментом.